Persondata

 

Fortegnelse over behandling af personoplysninger i

Lokalforeningen Fodslaw Aalborg

Dato for seneste ajourføring af dokumentet: 15 marts 2019

Fortegnelsen er til opfyldelse af den dokumentationspligt, der påhviler en idrætsforening i medfør af persondataforordningen. Idrætsforeninger er omfattet af pligten i fuldt omfang, hvorfor der skal føres fortegnelse over almindelige personoplysninger såvel som personoplysninger tillagt en højere grad af beskyttelse (følsomme oplysninger, oplysninger om strafbare forhold og CPR-nummer), jf. ’Vejledning til idrætsforeninger om behandling af personoplysninger’, udgivet af DIF og DGI. (Og efterbehandlet af Dansk Firmaidrætsforbund ift. firmaidrætsforeninger)

Når du bliver indmeldt i Fodslaw Aalborg bliver du registreret i Landsorganisationen Vandreforeningen Fodslaw, som foretager kontingentopkrævningen. Fodslaw Aalborg har kun adgang til de medlemmer der er tilknyttet lokalforeningen Fodslaw Aalborg.

Den sidste kolonne skal udfyldes og ajourføres løbende af foreningen.

Fortegnelse over behandlingsaktiviteter i: Fodslaw xxx, Adresse, tlf: E-mail:  CVR: Hvis der er et.

  1. Hvem har ansvaret for databeskyttelse i foreningen?
  2. Formand eller andre som har ansvaret for persondataoplysninger.
  3. Navn, adresse, telefon, mail.
  • Hvad er formålene med behandlingen?
  • Varetagelse af medlemsforhold, medlemsmøder og generalforsamlinger.
  • Administration af foreningens eksterne relationer, herunder indberetning til kommunen efter folkeoplysningsloven.
  • Indhentelse af børneattester.
  • Udbetaling af godtgørelser som kørsel m.v.
  • Personoplysninger:                

Almindelige personoplysninger:

  • Navn, Mailadresse, Telefon, Adresse, Fødselsdato, måned og år.
  • Hvem behandler vi oplysninger om?                                                                                 
  • Der behandles oplysninger om følgende kategorier af registrerede personer:                                                                                                        

a.    Medlemmer

b.    Rejsedeltagere

c.    Foreningsledere.

  • Hvem videregives oplysningerne til:
  •  Almindelige personoplysninger om medlemmer videregives ikke til andre. Dog videregives oplysningerne til kommune, hvis dette bliver forlangt.  
  • Ved indhentelse af børneattester videregives CPR-nummer til politiet.
  • Hvornår sletter vi personoplysninger i foreningen.
  • Vi opbevarer almindelige personoplysninger på medlemmer

i op til [5 år] efter tilhørsforholdets ophør.

  • Oplysninger der er tillagt en højere grad af beskyttelse, sletter vi i udgangspunktet straks efter at behandlingsformålet er opfyldt.
  • Børneattestoplysninger opbevares, så længe personen fungerer i sit virke
  • Hvordan opbevarer vi personoplysningerne i foreningen.
  • Vandreforeningen opbevarer alle personoplysninger hos Winkas, som er et firma der med sit bogholderiprogram administrerer alle vores medlemmer. Personoplysningerne i lokalforeningen opbevares på vores foreningscomputer, samt en på en server ved vores IT udbyder. Papirudgaver er uden for arbejdstid låst inde i et skab
  • Tilgang til medlemskartoteket og foreningscomputeren er beskyttet af password, som kun Kasseren og Formanden kender til.
  •  Hvad gør vi, hvis der sker et brud på persondatasikkerheden?
  • Hvis alle eller nogle af de registrerede oplysninger bliver stjålet, hacket eller på anden måde kompromitteret, kontakter vi vores hovedorganisation DFIF og drøfter eventuel anmeldelse til politiet og til Datatilsynet.
  • Vi dokumenterer alle brud på følgende måde: Vi logger alle uregelmæssigheder.
  • Hvad kan vores IT-system, og har vi tænkt databeskyttelse ind i vores IT-systemer?
  • Foretage automatisk sletning / Systemet har ikke en automatisk slettefunktion, så vi gennemgår oplysningerne manuelt.
  • Give notifikation om databehandlingsopgaver, der skal udføres, herunder om kontrol og ajourføring af data.
  • Give notifikation om regelmæssig fornyelse af password.

Bilaget er udarbejdet af Danmarks Idrætsforbund og DGI i fællesskab.

2. udgave, februar 2018.  

Gennemset og tilpasset af Dansk Firmaidrætsforbund ift. firmaidrættens foreninger,

marts 2018. Er også sidst tilpasset af Vandreforeningen Fodslaw samt lokalforeningen fodslaw Aalborg (se dato øverst i dokumentet)

 

   Privatlivspolitik for lokalforeningen Fodslaw Aalborg

Aalborg den 15. marts 2019

Dataansvar for Fodslaw Aalborg

Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser.

Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Når du bliver indmeldt i Fodslaw Aalborg bliver du registreret i Vandreforeningen Fodslaw (Hovedforeningen), som står for kontingentopkrævningen. Fodslaw Aalborg har kun adgang til de medlemmer der er tilknyttet lokalforeningen Fodslaw Aalborg

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

Lokalforening Fodslaw Aalborger dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger:

Kontaktperson: Lissy Olsen

Adresse: Blåmejsevej 4

CVR: Kun hvis der er et

Telefonnr.: 50527185

Mail: lissyolsenlo@live.dk

Website: www. Fodslaw-aalborg.dk

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger[1]:

  1. Medlemsoplysninger:
  2. Almindelige personoplysninger:
    1. Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse

Her indsamler vi oplysninger fra

Normalt får vi oplysningerne fra dig som er medlem.

Fodslaw aalborgs formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling er særligt:

  • Fodslaw aalborgs berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger

Formål med behandling af medlemsoplysninger:

  • Fodslaw aalborg medlemshåndtering.
  • Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven.
  • Levering af varer og ydelser du har bestilt.
  • Administration af din relation til os.
  • Udsendelse af nyhedsbrev, mails og aktivitetsprogrammer.

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser.

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

  • Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
  • Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
  • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen.
  • Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene
  • Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

Videregivelse af dine personoplysninger.

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Medlemmer:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i lokalforeningen indtil udmeldelse.

Vandreforeningen Fodslaw opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer og ansatte til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

  • Retten til at blive oplyst om behandlingen af data.
  • Retten til indsigt i egne personoplysninger.
  • Retten til berigtigelse.
  • Retten til sletning.
  • Retten til begrænsning af behandling.
  • Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format).
  • Retten til indsigelse.

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst. 

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.

Bilaget er udarbejdet af Danmarks Idrætsforbund og DGI, som venligst har ladet Dansk Firmaidrætsforbund tilpasse dette, og firmaidrættens termer er hermed indarbejdet.

Marts 2018. Bilaget er endvidere tilrettet af Vandreforeningen Fodslaw og den lokale afdeling.


[1] I skal her opliste de forskellige typer af medlemsoplysninger, som I behandler i lokalforeningen Fodslaw aalborg.